الأخطاء الشائعة في الموارد البشرية وكيفية تجنبها

الأخطاء الشائعة في الموارد البشرية وكيفية تجنبها

1- غياب سياسات وإجراءات الشركة

– أحد أهم الأشياء التي يمكن للشركة القيام بها هو وضع سياسات وإجراءات شاملة للشركة تشرح الحقوق والواجبات في مكان العمل.

– لأنه بدون وجود سياسات واضحة للشركة، لن يعرف الموظفون ما هو متوقع منهم.

– يمكن أن يشمل ذلك قواعد حول استخدام الهاتف الخلوي، ومدونة قواعد السلوك، وأي شيء آخر مطلوب قانونًا، مثل الأجور وسياسات مكافحة التمييز.

– كذلك يُنصح باطلاع الموظفين على هذه السياسات، والتي يمكن تقديمها في شكل دليل الموظف أو عن طريق عرض الملصقات في مكان العمل.

– ولعل أحد أكثر أخطاء الموارد البشرية شيوعًا هو سوء ممارسات التوظيف. إذ يمكن أن يؤدي توظيف الشخص غير المناسب إلى انخفاض الإنتاجية وزيادة معدل الدوران وضعف ديناميكيات الفريق.

– ولتجنّب هذا الخطأ، يجب على متخصصي الموارد البشرية انتهاج عملية توظيف واضحة وشاملة.

– ويشمل ذلك صياغة توصيفات وظيفية مفصّلة، وإجراء مقابلات شاملة، واستخدام تقييمات ما قبل التوظيف لقياس مهارات المرشح وملاءمته الثقافية.

2- عدم كفاية عمليات التأهيل لبدء العمل

– تُعد عملية التأهيل السلسة أمرًا حيويًا لنجاح موظفك الجديد، وإلا قد يغادر بسبب الإجهاد أو عدم وجود رؤية.

– يجب أن تتضمن عملية تأهيل الموظفين الجيدة فرصًا للتعرف على قيم الشركة وثقافتها وسياساتها ورسالتها العامة.

– هناك أيضًا حاجة ماسة إلى تزويد الموظفين الجدد بجميع الأدوات التي يحتاجونها للبدء.

– وكذلك التأكد من تقديم الموظفين الجدد لزملائهم في العمل، ليشعروا بالراحة والاستعداد للذهاب إلى العمل.

3- غياب التواصل

– يُعد غياب التواصل خطأً كبيراً آخر يمكن أن يؤدي إلى سوء الفهم ونشوب النزاعات وانخفاض معنويات الموظفين.

– يجب على متخصصي الموارد البشرية إعطاء الأولوية للتواصل الفعال من خلال ضمان مشاركتهم للمعلومات بسرعة ووضوح.

– يتضمن ذلك وجود تحديثات منتظمة حول سياسات الشركة والتغييرات وتوفير فرص للتعليقات.

– لتشجيع التواصل في المؤسسة، يُنصح بانتهاج سياسة الباب المفتوح.

– الأمر الذي يعزز ثقافة يشعر فيها الموظفون بالراحة عند الذهاب إلى الإدارة للحصول على المساعدة والاستفسارات.

4- سوء إدارة سجلات الموظفين

– يُعد الحفاظ على تنظيم سجلات موظفي المؤسسة أمرًا بالغ الأهمية.

– لأن ذلك يساعد المؤسسة على إظهار أن عملية التوظيف عادلة وأن أي تخفيضات في عدد الموظفين لها ما يبررها إذا ظهرت أي مشاكل محتملة.

– ويمكن اللجوء إلى هذه السجلات لحماية المؤسسة من الموظفين الساخطين وحالات التقاضي المحتمل.

– لذا من الأهمية بمكان الاحتفاظ بجميع سجلات التوظيف ومراجعات أداء الموظفين والسير الذاتية وكشوف المرتبات والنماذج الإضافية الأخرى.

– توصي وزارة العمل أيضًا الشركات بالاحتفاظ بسجلات كشوف المرتبات الخاصة بها لمدة ثلاث سنوات على الأقل.

5- تعرض بيانات الشركة للخطر

– لعل أحد أكبر الأخطاء التي ترتكبها بعض الشركات هو عدم تدريب موظفيها على أفضل الممارسات لأمن البيانات.

– يجب أن يتضمن هذا التدريب حماية بيانات الشركة، وإنشاء كلمة مرور قوية، وتحديد رسائل البريد الإلكتروني للتصيد الاحتيالي ومواقع الويب الخطرة.

– تحتاج المنظمات أيضًا إلى التأكد من أن معداتها آمنة من المتسللين والفيروسات. لذا يُعد استخدام برامج مكافحة الفيروسات ضرورياً للمؤسسات التي تتعامل مع المعلومات الحساسة.

– أخيرًا، للحماية من برامج الفدية (Ransomware)، وهو برنامج خبيث يقيد الوصول إلى نظام الحاسوب الذي يصيبه، ويطالب بدفع فدية لصانع البرنامج لاستعادة البيانات.

– يُنصح بالتأكد من عمل نسخة احتياطية من جميع ملفات الشركة وبياناتها المهمة.

– بهذه الطريقة، إذا احتجز شخص ما بيانات الشركة، فيمكن العمل على النسخ الاحتياطي دون الحاجة إلى إنفاق آلاف أو ملايين الدولارات لاستعادة هذه البيانات.